Die Einberufung einer General-/Hauptversammlung ist im Kern sehr einfach. Am wichtigsten ist, dass alle relevanten und gesetzlich vorgeschriebenen Informationen in der Einladung enthalten sind. Es hat sich bewährt, im Aufsichts-/Verwaltungsrat die folgenden Schritte abzuarbeiten:
Art der Versammlung:
Bei Ihrer Versammlung handelt es sich entweder um eine ordentliche General-/Hauptversammlung (oGV/oHV) oder um eine ausserordentliche Hauptversammlung (aoGV/aoHV).
Versammlungsform:
Sie können eine physische oder eine virtuelle Versammlung abhalten. Wenn Sie beides benötigen, ist das ebenfalls möglich; dann wählen Sie „hybrid“.
Versammlungsort:
Je nach Form findet Ihre Versammlung an einem physischen Ort, in einem Teams-/Zoom-/Meet-Videoanruf oder beides gleichzeitig (hybrid) statt.
Versammlungsdatum:
Je nach Rechtsordnung muss dies eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Tag der Einladung liegen. In der Schweiz müssen Sie beispielsweise 21 Tage vor der eigentlichen Generalversammlung einladen. Gehen Sie in Ihrem Kalender einfach drei Zeilen nach oben.
Tagesordnungspunkte:
Wenn Sie eine ordentliche General-/Hauptversammlung (oGV / oHV) abhalten, müssen Sie einige Standard Traktanden behandeln.
Jahresbericht (Geschäftsbericht und Jahresabschluss) einschliesslich des Prüfungsberichts
Der Verwaltungsrat beantragt, den Geschäftsbericht und den Jahresabschluss zu genehmigen. Die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Prüfungsbericht liegen am Sitz der Gesellschaft zur Einsichtnahme auf.
Dieser Punkt erfordert lediglich eine Zustimmung von 50 Prozent + 1 Aktie der anwesenden Aktionäre.
Beschluss über die Verwendung des Jahresüberschusses
Der Verwaltungsrat beantragt, den Jahresüberschuss auf neue Rechnung vorzutragen.
Dieser Tagesordnungspunkt erfordert lediglich eine Zustimmung von 50 Prozent + 1 Aktie der anwesenden Aktionäre.
Entlastung des Verwaltungsrats
Der Verwaltungsrat beantragt, allen Mitgliedern des Verwaltungsrats Entlastung zu erteilen.
Dieser Tagesordnungspunkt erfordert lediglich eine Zustimmung von 50 Prozent + 1 Aktie der anwesenden Aktionäre.Möglicherweise müssen Sie Ihre Aufsichts-/Verwaltungsratsmitglieder neu wählen. Beachten Sie, dass Sie in der Regel verpflichtet sind, pro Aufsichts-/Verwaltungsratsmitglied einen Tagesordnungspunkt vorzusehen! Die Wahl der Aufsichts-/Verwaltungsratsmitglieder erfordert lediglich eine Zustimmung von 50 Prozent + 1 Aktie der anwesenden Aktionäre.
Zudem wird, falls Sie einen Wirtschaftsprüfer benötigen, dieser in der Regel ebenfalls von den Aktionären gewählt. Beachten Sie, dass die Zustimmung zum Wirtschaftsprüfer in der Regel 50 Prozent + 1 des Nennkapitals erfordert, d. h., es werden nicht Stimmen, sondern Kapitalanteile gezählt.
Schliesslich können Sie Traktanden zur Änderung oder Aktualisierung der Satzung hinzufügen. Diese Tagesordnungspunkte erfordern in der Regel eine Zustimmung von 2/3 der Aktionäre, sofern Ihr Aktionärsbindungsvertrag keine anderen Anforderungen vorsieht. Ausserdem können Sie Ihren Aktionärsbindungsvertrag selbst aktualisieren. Dies erfordert jedoch die Zustimmung von 100 Prozent aller Gesellschafter, nicht nur der anwesenden. Dies bedeutet, dass Sie eine Universalversammlung abhalten müssen.
Kontaktperson für Aktionäre:
Es gilt als bewährte Praxis, eine Kontaktperson für Aktionäre anzugeben, da in der Regel Fragen zu Formalitäten oder zum Ablauf aufkommen.
Stimmrechtsvertreter:
Es wird dringend empfohlen, Stimmrechtsvertreter zu benennen. Dies ermöglicht es Aktionären, ihre Stimmen vor der Versammlung abzugeben, falls sie nicht persönlich teilnehmen können.
Nicht börsennotierte Unternehmen dürfen eine Person benennen, die im Unternehmen tätig ist oder eine Geschäftsbeziehung zum Unternehmen unterhält. Aus diesem Grund wird diese Person manchmal als „abhängiger Stimmrechtsvertreter“ bezeichnet, formal korrekt ist jedoch „Unternehmensvertreter“. Dies ist in der Regel der Unternehmenssekretär oder der CFO.
Börsennotierte Unternehmen müssen einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter ernennen. Unabhängig bedeutet, dass diese Person ausser diesem Mandat keine weiteren Geschäftsbeziehungen zum Unternehmen unterhält.
Wichtig ist, dass der Bevollmächtigte während der Versammlung anwesend sein muss, um die Stimmen der von ihm vertretenen Aktionäre abzugeben.
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